Далеко не у каждой компании переход к работе в формате дистанционного доступа проходит гладко. Почему?
В зарубежных компаниях до недавнего времени около 60% сотрудников работали на удаленке, тогда как в России этот показатель, по моим оценкам, составлял не более 22%. Теперь же многие российские бизнесы в связи с объявленными государством выходными днями вынуждены переводить своих сотрудников на дистанционный формат работы. Но вот беда, не все руководители оказались к этому готовы. Наиболее тяжело такие изменения воспринимают руководители старше 45 лет (к счастью, далеко не все), они не готовы к ним психологически. Более молодым – легче. Но и те, и другие, при переходе на удаленку сталкиваются с проблемой: кажется, что теряется общая картина бизнеса, возникает ощущение потери контроля.
1. Избавьтесь от иллюзии контроля, получите реальный контроль
У предпринимателей и руководителей часто есть страх: как я буду контролировать сотрудников, если я не вижу их сидящими в офисе? В действительности это иллюзия контроля. Если вы видите, что сотрудник сидит за компьютером, это не значит, что он работает. Он может одной рукой пролистывать «истории» в Instagram, а другой раскладывать пасьянс «Косынка». Если бы руководитель действительно держал в голове вопрос «А точно ли мои сотрудники сейчас работают?», его бизнес давно бы стал гораздо более оцифрованным, управляемым и масштабным. Он бы независимо от присутствия в офисе знал, кто из сотрудников работает, а кто только изображает деятельность. Загнав всех в офис, вы получаете иллюзию визуального контроля и лишаете себя возможности вырасти как управленец.
Давайте будем честны: далеко не все прекрасные предприниматели – хорошие руководители. Допустим, собственник решает купить компетенцию руководителя, который вместо него будет контролировать работу сотрудников. Если завтра наемный руководитель уйдет, что будет с бизнесом? Любой ваш сотрудник, выполняя свою работу, должен оставлять след. Вы должны иметь возможность убедиться в том, что сотрудник выполнил тот или иной процесс. Для этого нужны формы отчетов, чек-листы, контрольные точки.
Если говорить об инструментах, то это могут быть таск-трекеры, «фотографии рабочего дня» (когда сотрудник в течение рабочего дня фиксирует все, чем занимается), интеграция IP-телефонии в CRM-систему (это позволяет записывать звонки и контролировать соблюдение стандартов общения с клиентами).
2. Делегируйте
Если вы тонете в потоках информации из рабочих чатов, электронной почты и онлайн-конференций и вам кажется, что вы теряете общую картину происходящего, это повод задуматься о том, насколько хорошо у вас получается делегировать. Обычно такая ситуация возникает, когда руководитель замыкает на себя все процессы. Его привычка формировать команду сводится к тому, что он – ключевое звено, принимающее все решения, а все сотрудники – всего лишь исполнители. Нужно четко обозначить зоны ответственности линейных руководителей, дать им право принятия решений по ряду вопросов.
Если говорить о малом бизнесе, где нет линейных руководителей и собственник вынужден заниматься всем, ему стоит нанять личного помощника. Такой помощник может составлять протоколы онлайн-совещаний, проверять, заполняют ли сотрудники «фотографию рабочего дня», следуют ли менеджеры по продажам прописанным скриптам и т.д. Но очень важно, чтобы у личного помощника была четкая инструкция, какие отклонения он должен искать.
3. Контролируйте то, что действительно важно
В каждой компании есть значимые проекты, которые ведут ее к достижению намеченных целей. Руководитель, собственник бизнеса, должен контролировать статусы этих проектов, отслеживать, движется ли команда по намеченному плану. Уделяйте внимание тем задачам, которые ведут компанию к прогрессу и масштабированию, забудьте про микроменеджмент.
4. Пересмотрите систему мотивации
Переводя сотрудников на удаленку, измените систему мотивации так, чтобы фиксированная часть была минимальной, а переменная –полностью зависела от результатов работы и соблюдения правил (например, не заполнил «фотографию рабочего дня» – бонус уменьшился). Такая схема хорошо подходит менеджерам по продажам, тем, кто производит продукт. Но есть категории сотрудников (например, маркетологи), которым больше подойдет вариант, когда оклад умножается на коэффициент качества, что предусматривает наличие KPI.
5. Превращайте проблемы в возможности
Продвинутые предприниматели, умеющие выстраивать работу дистанционных команд, получают преимущество – оптимизируют расходы на офис, автоматизируют бизнес-процессы, делают их более прозрачными и понятными. Это ведет к тому, что эффективность их бизнеса возрастает. Те, кто сейчас вынужденно переводит сотрудников на удаленку, имеют шанс войти во вкус и использовать новый опыт, когда коронавирус отступит, уже на постоянной основе.
Возможно, кому-то из сотрудников это придется не по душе, некоторым нравится ходить в офис. Тогда вам придется учиться нанимать удаленных сотрудников из гораздо большего числа кандидатов, ведь у вас не будет территориальных ограничений. Главное – видеть в происходящем не только минусы, но и плюсы, не только неудобства, но и возможности.
Фото: pixabay.com